Plazo de presentación de las proposiciones enviadas por correo

1.- ¿El envío de la documentación por correo hay que realizarlo antes de la hora límite o del día final indicado en el anuncio?

Salvo en los casos que el pliego autorice otro procedimiento, los sobres con las proposiciones son enviados por correo, mensajería o entregados en las oficinas del organismo, dentro del plazo de admisión señalado en el anuncio.

A la forma de presentar las proposiciones a través de las oficinas de correos, se refiere con carácter general el artículo 38 apartado 4, de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, se refiere a Registros:

“Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones públicas podrán presentarse:

a) En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.
b) En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, o a la de alguna de las entidades que integran la Administración Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio.
c) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca. (…)”

El artículo 80.4 de Reglamento general 1098/2001, de 12 de Octubre, por el que se aprueba el Reglamento general de la Ley de Contratos de las Administraciones Publicas, refiriéndose a la forma de presentación, señala que:

“Cuando la documentación se envíe por correo, el empresario deberá justificar la fecha de imposición del envío en la oficina de Correos y anunciar al órgano de contratación la remisión de la oferta mediante télex, fax o telegrama en el mismo día. (…)

Sin la concurrencia de ambos requisitos no será admitida la documentación si es recibida por el órgano de contratación con posterioridad a la fecha y hora de la terminación del plazo señalado en el anuncio.

Transcurridos, no obstante, diez días siguientes a la indicada fecha sin haberse recibido la documentación, ésta no será admitida en ningún caso.”

En relación a la fecha límite de presentación de proposiciones por correo, la Junta Consultiva de Contratación Administrativa, el 12 de noviembre de 1999, en el Informe 38/1999, mantenía el siguiente criterio: “(…)la presentación de proposiciones económicas, cuando se utiliza el sistema de envío por correo, puede realizarse a cualquier hora del último día del plazo, a diferencia del sistema de presentación en oficinas y dependencias de la Administración fijadas en el anuncio, que sólo podrá tener lugar en el horario en que esté abierto el registro.”

Según este Informe, la presentación de proposiciones económicas cuando se utiliza el sistema de envío por correo, puede realizarse a cualquier hora del último día del plazo, mientras que la presentación en las oficinas o dependencias de la Administración sólo puede efectuarse durante las horas de apertura al público del registro.

Así interpretado, resulta evidente la ventaja para el licitador que presenta sus proposiciones por correo, ya que el plazo finalizaría con el día final de presentación de ofertas, y no con la hora límite establecida en el anuncio de licitación que rige cuando la documentación se presente en las oficinas del organismo de contratación.

Sin embargo, en el Informe 61/07, de 24 de enero de 2008, la Junta Consultiva de Contratación Administrativa resolvía acerca de la admisión o inadmisión cuando la presentación de las proposiciones por correo sobrepasaba la hora fijada en el anuncio. La Junta Consultiva consideró que la presentación más allá de la hora fijada en el anuncio de licitación implicaba la inadmisión de la oferta aunque la presentación se haga por correo.

Concluye este Informe 61/07 señalando que “Cuando esta documentación se envíe por correo, el envío deberá realizarse dentro del plazo de admisión señalado en el anuncio. El empresario además deberá justificar la fecha de imposición del envío en la oficina de correos y anunciar al órgano de contratación la remisión de la oferta mediante telex, fax o telegrama en el mismo día. Sin la concurrencia de ambos requisitos no será admitida la documentación si es recibida por el órgano de contratación con posterioridad a la fecha y hora de la terminación del plazo señalado en el anuncio.”

Pudiera parecer que existe una contradicción entre los criterios manifestados por la Junta Consultiva en los referidos Informes.

Finalmente, y haciendo referencia a los dos Informes analizados anteriormente (38/99 y 61/07), la Junta Consultiva de Contratación Administrativa, en el Informe 23/09, de 25 de septiembre de 2009, informe muy interesante y clarificador, llega a la siguiente conclusión “… debe sentarse el criterio de que para determinar si la presentación de documentaciones se ha hecho o no en plazo deberá atenderse a la hora establecida en el anuncio cuando la hora se haya expresado como límite final del plazo, o exclusivamente al día cuando no se haya hecho expresión de ésta o en caso de haberse hecho no lo haya sido con la finalidad de marcar el final del plazo sino simplemente, de forma indicativa, las horas de apertura al público de las oficinas de registro.”

Por tanto, si bien, la solución a la que llegan ambos informes es la misma: rechazo de aquellas documentaciones que se hagan fuera del plazo establecido al efecto. Para el caso concreto en el que el plazo para la presentación de proposiciones se determine por días, hay que entender que el plazo termina, si se hace entrega de la documentación en el propio registro, en el horario de oficina del registro del órgano de contratación, o si el envío se hace por correos, hasta que transcurra completo el día final.

Si el plazo se determina con un día y hora determinada, la presentación debe efectuarse antes que transcurra la hora límite establecida en el anuncio de la licitación, salvo que la expresión de la hora, se haya hecho de modo indicativo, refiriéndose al horario de apertura al público de las oficinas del registro, y no con la intención de determinar el final del plazo.

En todo caso, y cómo recomendación, no hay que apurar los plazos. Ahora bien, si en el anuncio se fija día y hora, y la documentación se presenta en el último momento, nunca hay que sobrepasar la hora límite fijada en el anuncio. Salvo que la hora referenciada en el anuncio lo sea con carácter indicativo, refiriéndose al horario de cierre de la oficina del registro, en cuyo caso, dispondríamos del día completo para efectuar el envío.

2.- ¿La justificación del envío por correo mediante telefax, fax o telegrama, hay que realizarla antes de la hora de finalización del plazo o es posible después?

Cuando las proposiciones se entregan en las oficinas o dependencias del organismo, la oficina que lo recibe entrega al presentante de la documentación un recibo en el que consta el nombre del licitador, la denominación del objeto del contrato y el día y hora de la presentación.

Cuando la documentación se envía por correo, como señala el artículo 80 del Reglamento 1098/2001, “… el empresario debe justificar la fecha de imposición del envío en la oficina de correos y anunciar al órgano de contratación la remisión de la oferta mediante télex, fax o telegrama en el mismo día.”

La presentación en las oficinas de correos equivale a la presentación de la documentación en las oficinas de la Administración, y por eso que el procedimiento de recogida y sellado ha de ser similar.

Por tanto, el licitador debe cumplir con un doble requisito para que la documentación enviada por correo sea admitida:

1.- Justificar la fecha de imposición de las proposiciones en la correspondiente oficina de Correos, mediante sello de datos en los sobres (nombre de la oficina, día, hora y minuto de su admisión).

Señalar al respecto que el Informe de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa 51/07, de 29 de octubre de 2007, señala que el Reglamento 1098/2001, únicamente obliga a incluir la fecha de envío en la justificación. Por su parte, es el Real Decreto 1829/1999, de 3 de Diciembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regula la prestación de los servicios postales, el que obliga al servicio de Correos a “hacer constar con claridad en la cabecera de la primera hoja del documento que se quiere enviar, el nombre de la oficina y la fecha, el lugar, la hora y minuto de su admisión, circunstancias éstas que deberán figurar en el resguardo justificativo”. De modo que “… la ausencia en su caso del nombre de la oficina, lugar, hora y minuto de admisión no podría ser imputada al licitador, ya que su consignación se exige en exclusiva al servicio de Correos.”

2.- Anunciar al organismo, el envío de la documentación mediante télex, telegrama o fax, antes de que finalice el plazo de presentación de proposiciones.

Sobre si el anuncio al organismo, vía fax, ha de realizarse antes del fin del plazo de presentación de ofertas o después, no existe un respuesta contundente. El Reglamento, señala “(…) en el mismo día.”, lo cual pudiera inclinarnos a pensar que podemos enviarlo durante el mismo día aunque sobrepasemos la hora límite fijada en el anuncio.

En este sentido, puede deducirse que lo importante es cumplir lo esencial: presentación de la oferta en plazo y anuncio al organismo. Por otra parte, seria un criterio de estricta justicia que si el plazo de admisión finaliza a las misma hora tanto para las ofertas que se presentan en el propio organismo como en la oficina de Correos, es lógico que exista un margen adicional para el empresario que desde correos tiene que desplazarse a su oficina a enviar el fax.

Ahora bien, por otra parte, el Informe 38/99, de 12 de noviembre de 1999, de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa, señala que se rechazarán “las proposiciones remitidas por correo cuando no se justifique la fecha de la imposición y no se anuncie la remisión de la proposición por correo, antes de expirar el plazo de presentación de proposiciones”, debiendo interpretarse en el sentido que ambos – anuncio y justificación- deben estar en poder de la Administración a la finalización del plazo de presentación de ofertas. La concurrencia de ambos requisitos es fundamental, pues, para que la propuesta pueda ser admitida por la Mesa de Contratación.

Por último, una observación más, el último inciso del artículo 80.4 del Reglamento 1098/2001, señala que

“Transcurridos, no obstante, diez días siguientes a la indicada fecha sin haberse recibido la documentación, ésta no será admitida en ningún caso.”

Hay que señalar que esta facultad de paralizar el procedimiento y obligar al organismo a esperar un máximo de diez días naturales desde la finalización del período de presentación de proposiciones para la recepción de la documentación enviada solo tendrá lugar cuando el envío se haya realizado a través de las Oficinas de Correos. Nunca cuando se haya enviado a través de otro operador en el marco de los servicios postales o a través de cualquier mensajería.